Administrar la caja por turnos

La administración de la caja por turnos es una función clave para comercios como maxikioscos, mercaditos y locales con varios empleados.

Los programas de GDS Sistemas permiten trabajar con usuarios y turnos, facilitando el control de caja, las ventas por empleado y la detección de diferencias al cierre.

Usuarios y permisos

El sistema permite trabajar con usuarios, cada uno con permisos y restricciones específicas.

El usuario con rol Administrador puede:

• Crear y modificar usuarios
• Asignar permisos
• Restringir accesos a funciones sensibles
• Simplificar la interfaz según el rol del empleado

Esto no solo mejora la seguridad, sino que también hace que cada empleado vea únicamente las funciones necesarias para su tarea.

Activar el uso de claves de usuario

Para trabajar con turnos es necesario que el programa solicite usuario y clave al iniciar.

Esta opción se configura desde:

Administración → Configuración → Habilitar Claves

Al activar esta opción, el sistema mostrará un aviso indicando que, a partir del próximo inicio, será obligatorio ingresar los datos del usuario para acceder al programa.

Configuración del usuario para trabajar por turnos

En los programas básicos como Maxikiosco o Mercadito, los usuarios se administran desde:

Administración → Usuarios

Dentro de la configuración del usuario existe la opción:

“Abrir caja y turno al ingresar al programa”

Cuando esta opción está habilitada:

• El sistema abre automáticamente un turno al iniciar sesión
• El usuario debe indicar el importe inicial de la caja

Apertura de caja y turno

Al ingresar al programa con un usuario configurado para abrir turno:

• Se muestra la ventana de Caja Inicial
• El empleado debe ingresar con cuánto dinero comienza su turno

Este importe queda registrado y se utiliza luego para el control del cierre.

Cierre de turno

Al finalizar el horario de trabajo, el empleado debe cerrar su turno.

Esto puede hacerse desde:

• Ventas → Cerrar Turno
• O mediante el botón [Cierre Turno] de la botonera lateral

En este paso, el sistema solicita:

• El importe real de dinero en caja

Informe de cierre de turno

Luego de ingresar el monto real y confirmar:

• El sistema genera un informe de cierre de turno
• Se muestra una vista previa con el detalle de las operaciones

Si existe alguna diferencia entre:

• El dinero real en caja
• Y el importe que debería haber según el sistema

Esta diferencia se refleja claramente en la columna DIFER del informe.

Uso del informe

El informe de cierre de turno puede:

• Imprimirse
• Guardarse como archivo independiente
• Consultarse directamente desde el programa

Al igual que otros reportes del sistema, permite un control claro y documentado.

Consulta de turnos registrados

Los turnos cerrados quedan registrados y pueden ser consultados por el Administrador desde:

Ventas → Consultar Turnos

Desde esta pantalla es posible:

• Ver el listado de turnos
• Consultar el detalle de ventas de un turno
• Ver ventas por artículo dentro del turno seleccionado

Reportes por turno y por vendedor

El sistema también permite generar distintos reportes relacionados con turnos y usuarios, como por ejemplo:

• Ventas por turno
• Ventas por vendedor
• Ventas por vendedor por rubro
• Reportes entre fechas

Estos reportes se encuentran en:

Reportes → Ventas

Además, en las pantallas de consultas, las operaciones muestran el usuario que realizó cada acción.

Ventajas de trabajar con turnos

Administrar la caja por turnos permite:

• Mayor control sobre las ventas
• Identificar diferencias de caja rápidamente
• Asignar responsabilidades por turno
• Obtener reportes claros por empleado
• Mejorar la organización del comercio

Conclusión

La gestión de caja por turnos es una herramienta fundamental para comercios con varios empleados.
Permite trabajar de forma ordenada, transparente y segura, facilitando el control diario y la supervisión por parte del administrador.

Artículo actualizado por GDS Sistemas – Hacemos programas fáciles de usar.