Asistente de Importación: Cómo importar archivos Excel al sistema

El Asistente de Importación es una herramienta clave en los programas de GDS Sistemas que permite importar fácilmente archivos Excel al sistema. Este proceso es muy útil cuando necesitamos actualizar masivamente los datos de artículos, como los precios o descripciones.

Aquí te explicamos paso a paso cómo usarlo.

Paso 1: Iniciar el asistente de importación

1. Abre la pantalla de Artículos en el programa.
2. Dirígete al menú Importar/Exportar y selecciona Asistente de Importación.

El asistente se abrirá y se dividirá en 9 pasos.

Paso 2: Elegir el formato de archivo

En el primer paso, se te pedirá que selecciones el formato de archivo que deseas importar.
Para importar un archivo Excel:

1. Selecciona Archivo Excel (*.xls).
2. Haz clic en Siguiente.

Paso 3: Seleccionar el archivo a importar

En el segundo paso:

1. Haz clic en el botón indicado para seleccionar el archivo.
2. Se abrirá una ventana de exploración, donde podrás elegir el archivo Excel que deseas importar.
3. Haz clic en Abrir y luego en Siguiente.

Paso 4: Configuración del archivo

En este paso el asistente saltará directamente al paso 4, y solo deberás pulsar Siguiente para continuar.

Paso 5: Ajustar la fila de inicio

Al avanzar al paso 6, verás una grilla con las columnas del archivo Excel, con las letras A, B, C, etc.
Asegúrate de que los datos estén correctamente alineados con las columnas del sistema.

Si el asistente muestra títulos o una fila vacía en el archivo:

• En el cuarto paso, ajusta la caja de Primera fila.
• Si hay una fila en blanco antes de los títulos, selecciona que empiece desde la tercera fila.

Haz clic en Siguiente.

Paso 6: Vista previa de los datos

En el paso 6, verás cómo quedarán los datos en el sistema.
Si todo es correcto, haz clic en Siguiente.

Paso 7: Definir la columna guía

Aquí se te pedirá que elijas la columna guía para la importación, es decir, el campo que ayudará a determinar si un artículo debe ser actualizado o agregado.

Por defecto, se selecciona Código.
Si todo está bien, haz clic en Siguiente.

Paso 8: Verificación de datos

Este paso es una vista previa de los datos que se importarán.

Verifica que todo esté correcto, por ejemplo:

• Los rubros estén bien asignados
• No haya errores en las descripciones

Si todo está en orden, haz clic en Siguiente.

Paso 9: Seleccionar el tipo de importación

Este es el último paso, donde debes elegir qué tipo de importación deseas realizar. Las opciones disponibles son:

• Actualiza: Modifica los artículos que coinciden con los del archivo Excel.
• Actualiza/Agrega: Modifica los artículos existentes y agrega los nuevos que no están en el sistema.
• Elimina: Elimina los artículos existentes que coinciden con los del archivo Excel.
• Copiar: Elimina todos los artículos actuales y agrega todos los del archivo Excel.

¡Ten mucho cuidado con esta opción!
Dependiendo de la selección, se puede eliminar información importante.

Conclusión

El Asistente de Importación facilita la carga masiva de artículos, precios y otros datos desde un archivo Excel al sistema.
Al seguir estos pasos, podrás actualizar rápidamente tu inventario sin cometer errores.

Artículo actualizado por GDS Sistemas – Hacemos programas fáciles de usar.