Cómo cargar compras y actualizar el stock

Una de las funciones principales de los programas de gestión comercial de GDS Sistemas es el control de stock.

Para que este control sea confiable, es fundamental que las modificaciones de stock se realicen únicamente a través de operaciones reales, como:

• Compras (ingreso de mercadería)
• Ventas
• Salidas de mercadería por ajustes o motivos especiales

En este artículo explicamos cómo cargar las compras y cómo impactan directamente en el stock de los artículos.

¿Qué representa una compra en el sistema?

En el sistema, una compra o ingreso de mercadería representa principalmente una actualización del stock real.

En la pantalla de compras se puede visualizar claramente:

• Cantidad ingresada
• Stock anterior
• Stock actualizado luego del ingreso

Esto permite un control inmediato y preciso.

Cómo cargar artículos en la pantalla de compras

Los artículos pueden cargarse de distintas maneras:

Con lector de códigos de barras

• Pasando el lector directamente sobre el producto

Buscando el artículo en el sistema

La búsqueda puede realizarse mediante las teclas de función:

• F5: buscar por código
• F6: buscar por descripción
• F7: buscar por marca

Estas teclas están disponibles tanto en el teclado de la PC como en la parte inferior de la pantalla de compras, a modo de botones.

Modificar cantidades ingresadas

Cuando se ingresa un artículo, el sistema asigna por defecto la cantidad 1.

Para modificarla:

• Presioná la tecla asterisco [*] del teclado
• O utilizá el botón correspondiente en pantalla

Esto permite cargar fácilmente la cantidad real comprada.

Cargar un artículo nuevo desde compras

Si el artículo aún no existe en el sistema, es posible:

• Abrir la ficha del artículo directamente desde la pantalla de compras
• Utilizando el botón o la tecla del signo más [+]

De esta forma, se puede crear el artículo y continuar con la carga sin salir del proceso de compra.

Confirmación de la compra

Una vez cargados todos los artículos adquiridos:

1. Pulsá el botón Aceptar
2. El sistema mostrará una ventana de confirmación
3. Se visualizará el importe total de la operación
4. Al confirmar, la compra queda registrada y el stock se actualiza automáticamente

Actualizar la caja desde compras

El sistema permite definir si una compra debe impactar o no en la caja.

Esta opción se configura desde:

Administración → Configuración → Actualizar Caja desde Compras

Según la configuración:

• La compra puede descontarse de la caja
• O registrarse solo como movimiento de stock

Esto permite adaptar el sistema a la forma de trabajo de cada comercio.

Módulo opcional: Cuentas Corrientes de Proveedores

De manera opcional, es posible agregar el Módulo de Cuentas Corrientes de Proveedores.

Este módulo permite:

• Registrar deudas con proveedores
• Manejar pagos parciales
• Llevar un control claro de saldos pendientes

Con el módulo activo, en la pantalla de ingreso de mercadería aparece el botón correspondiente para cargar la deuda directamente en la cuenta corriente del proveedor.

Prueba de módulos adicionales

Durante el período de evaluación del programa es posible:

• Probar los módulos opcionales
• Activarlos temporalmente desde:

Ayuda → Módulos Adicionales

Esto permite conocer sus funciones antes de decidir su incorporación definitiva.

Recomendaciones finales

• Cargar siempre las compras para mantener el stock correcto
• Evitar modificar el stock manualmente sin un motivo justificado
• Verificar las cantidades antes de confirmar la compra
• Utilizar los módulos adicionales si el volumen de operaciones lo justifica

Conclusión

Cargar correctamente las compras es clave para que el control de stock sea confiable.
El sistema está diseñado para que este proceso sea rápido, claro y flexible, adaptándose a distintas formas de trabajo.

Un stock bien actualizado mejora la organización, evita quiebres de mercadería y optimiza la gestión del comercio.

Artículo actualizado por GDS Sistemas – Hacemos programas fáciles de usar.